Isi
- tahap
- Bagian 1 Mempersiapkan Percakapan
- Bagian 2 Melibatkan percakapan
- Bagian 3 Bersiap untuk panggilan
Apakah Anda ingin mendapatkan kencan atau melakukan penjualan, Anda mungkin harus melakukan panggilan telepon besar. Jika Anda tidak terbiasa berbicara di telepon, terlibat dalam percakapan dapat menjadi hal yang menakutkan. Kunci untuk pertukaran telepon yang sukses adalah mempersiapkan dan memastikan bahwa kedua belah pihak merasa nyaman sehingga Anda dapat mendekati subjek dengan mudah.
tahap
Bagian 1 Mempersiapkan Percakapan
-
Ketahui apa yang Anda inginkan dari panggilan itu. Bahkan sebelum Anda mengambil telepon, penting untuk mengidentifikasi apa yang Anda harapkan dari pertukaran ini. Misalnya, jika Anda memanggil seseorang yang Anda jepit, tujuannya mungkin untuk menghindari pacaran. Selama panggilan bisnis, tujuannya mungkin untuk menjual layanan atau barang dagangan. Tanyakan pada diri sendiri apa yang Anda harapkan dari percakapan ini.- Jika memungkinkan, yang terbaik adalah sespesifik mungkin ketika mengidentifikasi tujuan Anda. Ini akan membantu Anda mempersiapkan percakapan dengan lebih baik.
- Dalam beberapa kasus, tujuan Anda untuk panggilan akan lebih umum. Misalnya, Anda dapat menghubungi perusahaan untuk menanyakan tentang layanan yang ditawarkannya, tanpa tahu persis apa yang Anda cari. Informasi yang akan Anda dapatkan dapat membantu Anda menjelaskan dengan tepat apa yang Anda inginkan atau butuhkan.
-
Cari tahu dengan siapa Anda akan berbicara. Ketika Anda menelepon untuk berbicara dengan seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, cari informasi tentang mereka. Ini akan membantu Anda mendapatkan ide yang lebih baik tentang apa yang Anda harapkan dari percakapan. Misalnya, jika Anda memanggil bos perusahaan, ia mungkin sangat sibuk dan tidak akan punya banyak waktu untuk memberikan Anda. Jika Anda memanggil seseorang yang pemalu, Anda mungkin harus melakukan sebagian besar pembicaraan.- Jika Anda melakukan panggilan bisnis, buka situs web bisnis dari orang yang Anda coba hubungi. Anda harus dapat menemukan gelarnya dan bahkan mungkin sebuah biografi yang akan membantu Anda mengetahui siapa dia.
- Jika Anda melakukan panggilan pribadi, tanyakan pada teman yang mengenal orang yang Anda panggil untuk memberi Anda informasi tentangnya.
-
Perhatikan beberapa poin pembicaraan. Setelah Anda tahu apa yang Anda inginkan dan kepada siapa Anda akan berbicara, Anda mungkin merasa lebih santai setelah menyiapkan beberapa catatan untuk panggilan telepon. Ini bisa menjadi poin yang Anda benar-benar ingin diskusikan atau pertanyaan yang ingin Anda tanyakan. Mempersiapkan daftar dapat menyelamatkan Anda dari kehilangan sesuatu yang penting saat Anda menelepon.- Mungkin bermanfaat untuk menggambar rencana apa yang akan Anda katakan selama pertukaran. Tentu saja, Anda harus beradaptasi sesuai dengan jawaban pasangan Anda, tetapi mungkin membantu Anda untuk tetap berada di jalur jika Anda gugup ketika Anda berbicara di telepon.
- Pikirkan tentang kemungkinan durasi panggilan. Yang terbaik adalah berasumsi bahwa Anda hanya akan memiliki waktu singkat untuk fokus pada topik yang paling penting.
Bagian 2 Melibatkan percakapan
-
Sambut teman bicara Anda dan perkenalkan diri Anda. Anda harus mulai dengan menyapa orang yang mengambil, oleh halo atau hai. Sebagian besar orang saat ini memiliki telepon dengan si penelepon, tetapi Anda masih harus datang, kecuali jika orang di ujung telepon itu menyapa Anda dengan nama Anda. Jika Anda memanggil seseorang yang Anda kenal dengan baik, nama Anda mungkin cukup. Dalam situasi lain, Anda mungkin perlu memberikan lebih banyak informasi agar orang tersebut dapat mengidentifikasi Anda.- Untuk menyapa teman bicara Anda, Anda dapat beradaptasi dengan waktu: halo, selamat malam.
- Jika ini panggilan bisnis, Anda juga harus menentukan nama perusahaan tempat Anda bekerja. Misalnya, Anda bisa mengatakan, "Halo, saya Jessica Brion dari Grasse Communication".
- Jika Anda memanggil seseorang yang Anda sukai, Anda bisa menyebutkan lokasi rapat Anda. Misalnya, Anda bisa mengatakan, "Hai, ini Jean Daniel, kami bertemu di gym minggu lalu. "
- Jika Anda memanggil seseorang yang memiliki teman bersama, Anda harus menentukan nama teman Anda. Misalnya, Anda dapat berkata, "Hai, ini Alice, lamie dÉric. Dia pasti sudah memberitahumu bahwa aku akan menelepon ... "
- Jika Anda menelepon tentang lowongan, Anda harus menentukan di mana Anda menemukan iklan. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Halo, nama saya Jean Valgean. Saya menelepon Anda tentang posting yang diterbitkan di koran kemarin. "
- Jika Anda menghubungi perusahaan untuk meminta informasi umum, Anda mungkin tidak perlu menyebutkan nama Anda. Anda bisa mengatakan, "Hai, saya tertarik dengan layanan pengasuhan anak Anda. "
-
Tanyakan teman bicara Anda apakah ia bersedia berbicara dengan Anda. Jika Anda ingin percakapan telepon berhasil, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa orang yang Anda hubungi sama fokusnya dengan Anda pada percakapan. Untuk itu, Anda sebaiknya bertanya kepadanya apakah ada waktu untuk berbicara dengan Anda sebelum memulai percakapan. Jika kontak Anda mengonfirmasi bahwa dia punya waktu untuk berdiskusi, Anda dapat melakukan pertukaran. Jika dia memberi tahu Anda bahwa dia sibuk atau akan keluar, Anda harus mencari waktu lain untuk berbicara dengannya.- Jika orang yang Anda panggil tidak tersedia untuk berbicara ketika Anda menelepon, tetapkan waktu kapan Anda akan menelepon kembali sebelum menutup telepon. Anda bisa mengatakan, "Bolehkah saya menelepon Anda kembali sore ini? Pukul 3 sore misalnya? "
- Jika ada orang lain yang ingin menelepon Anda kembali, tawarkan hari dan waktu ketika Anda akan tersedia. Anda bisa mengatakan kepadanya, "Saya akan tersedia besok pagi. Katakanlah sekitar jam 10 malam? "
-
Pecahkan es dengan dangkal. Jika Anda menelepon untuk meminta atau menjual sesuatu, tidak selalu baik untuk langsung ke intinya. Ini bisa menjadi masalah bagi lawan bicara Anda. Bangun hubungan dengan bertukar beberapa dangkal tentang topik-topik ringan, seperti cuaca.- Jangan membuat dangkal terlalu lama. Orang lain bisa mulai simpatient.
- Jika Anda tahu orang yang Anda panggil, personalisasi kata-kata Anda dengan berbicara tentang pusat minat yang Anda kenal. Misalnya, jika Anda memanggil seseorang yang merupakan penggemar olahraga, Anda dapat mengatakan kepadanya: "Pertandingan PSG sangat bagus tadi malam, bukan? "
- Jika Anda tidak tahu orang yang Anda panggil, katakan sesuatu yang lebih umum. Misalnya, Anda bisa mengatakan, "Ini sangat panas minggu ini, bukan? Sepertinya saya tidak begitu panas pada musim panas lalu. "
-
Diskusikan subjek panggilan Anda. Setelah Anda merasa bahwa Anda dan orang lain lebih nyaman dan lebih santai, sekarang saatnya untuk berbisnis. Beri tahu pemanggil Anda mengapa Anda menelepon. Jadilah sejelas dan seringkas mungkin, karena jika Anda berkeliaran, Anda akan memberi kesan kurangnya asuransi.- Jika Anda ingin menanyakan sesuatu kepada teman bicara Anda, saat merencanakan asuransi, Anda juga harus tetap sopan.
- Jika Anda berbicara terlalu lama tanpa berhenti, lawan bicara Anda mungkin mulai kehilangan arah perkataan Anda. Jika Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan, itu ide yang baik untuk beristirahat dan meminta pendapatnya.
- Jangan makan atau mengunyah permen karet saat berbicara di telepon. Kebisingan akan membuat kesan bahwa Anda tidak benar-benar terlibat dalam percakapan.
Bagian 3 Bersiap untuk panggilan
-
Temukan tempat yang tenang. Ketika tiba saatnya untuk melakukan panggilan, Anda harus memastikan bahwa itu berjalan semulus mungkin. Anda perlu menciptakan lingkungan yang kondusif untuk percakapan. Pilih tempat yang tenang, di mana kebisingan latar belakang akan dibatasi secara maksimal, untuk menghindari keharusan meminta lawan bicara Anda untuk mengulangi apa yang baru saja dikatakannya atau harus berteriak agar dia mendengar Anda.- Tempat terbaik untuk menelepon adalah ruang di mana Anda akan sendirian dan yang pintunya akan ditutup. Dengan demikian, Anda akan yakin bahwa ruang akan tenang.
- Jika Anda harus menelepon dari kantor Anda, yang terletak di kotak terbuka, dekat dengan rekan kerja Anda, Anda dapat merencanakan untuk melakukannya di saat kantor tidak penuh. Misalnya, Anda dapat menelepon selama istirahat makan siang atau di akhir hari, ketika rekan kerja Anda pulang.
- Kapan pun memungkinkan, hindari melakukan panggilan penting di tempat umum, seperti restoran atau toko. Tempat-tempat ini biasanya kaya dengan gangguan dan terlalu berisik untuk mengadakan percakapan yang sukses. Jika Anda harus menelepon seseorang ketika Anda keluar, cobalah untuk menemukan tempat yang tenang, seperti lorong menuju kamar mandi restoran atau rak toko yang kosong.
-
Periksa apakah jaringannya baik. Saat ini, banyak orang menggunakan ponsel mereka sebagai telepon utama mereka. Jika itu kasus Anda, pastikan Anda memiliki sinyal yang baik sebelum melakukan panggilan, untuk memastikan koneksi baik. Bergerak sampai Anda memiliki cukup sinyal. Jika Anda tidak berhasil, Anda bisa menggunakan telepon rumah.- Kualitas suara panggilan dari saluran tetap kadang-kadang akan lebih baik daripada di ponsel. Untuk ini, jika panggilan Anda sangat penting, sebaiknya gunakan saluran telepon tetap. Ini akan benar terutama jika Anda memanggil orang yang lebih tua, yang pujiannya mungkin tidak baik.
- Saat menggunakan ponsel, pastikan untuk memegang perangkat sehingga mikrofon internal dapat mengirimkan suara Anda tanpa masalah. Yang terbaik adalah tidak melakukan panggilan keras pada pembicara.
-
Pastikan Anda nyaman. Sebelum menekan nomor, pastikan Anda siap untuk berkonsentrasi penuh pada percakapan. Misalnya, Anda harus memastikan tidak ingin pergi ke kamar mandi dan minum di dekat Anda, kalau-kalau Anda haus. Juga, siapkan tisu, jika Anda harus bersin selama panggilan berlangsung.- Tentukan apakah Anda akan lebih baik berdiri atau duduk untuk melakukan panggilan Anda. Jika Anda gugup, mondar-mandir saat menelepon dapat membantu Anda tenang.