Cara mengirim faks

Isi

• tahap
• Bagian 1 Sebelum mengirim faks
• Bagian 2 Kirim faks

Dalam artikel ini: Sebelum Mengirim Faks Mengirim Referensi Faks

Anda mungkin perlu tahu cara mengirim faks, baik karena Anda terlalu muda untuk mendengar metode ini, atau karena Anda lupa apa yang harus dilakukan. Ketahuilah bahwa ada sejumlah varian tergantung pada mesin faks dan oleh karena itu Anda harus membaca manual Anda jika Anda mencucinya. Untuk sebagian besar mesin faks, Anda harus memasukkan surat pengantar, memanggil nomor faks, dan kemudian mengirim faks.

tahap

Bagian 1 Sebelum mengirim faks

1. 
   
   

   
   Buat surat pengiring. Mesin faks sering digunakan bersama oleh beberapa kantor atau oleh beberapa orang di kantor. Karena siapa pun dapat mengakses faks yang dikirim ke mesin faks, lebih baik untuk menyertakan surat pengantar. Dengan demikian, Anda akan yakin bahwa faks Anda akan mencapai penerima yang tepat.
   • Surat pengantar berisi nama penerima, isi faks dan jumlah halaman yang terkandung di dalamnya. Ini juga harus mencakup informasi kontak pengirim, seperti nama dan nomor faksnya. Penerima akan tahu dari siapa faks itu berasal dan dapat menjawabnya jika perlu.

2. 
   
   

   
   Tekan nomor faks. Anda kemudian perlu memanggil nomor faks, sama seperti yang Anda lakukan di telepon. Pada sebagian besar mesin faks baru, kode negara tidak diharuskan untuk memanggil nomor lokal, tetapi masih diperlukan untuk panggilan jarak jauh. Beberapa mesin faks memerlukan kode ini, terlepas dari wilayah pengiriman. Pelajari tentang fitur-fitur mesin Anda.
   • Mungkin perlu untuk memanggil kode negara sebelum nomor lokal, tetapi hanya ketika kode ini diperlukan. Untuk nomor jarak jauh, hampir selalu diperlukan.
   • Anda mungkin harus memutar nomor 9 sesering sebelum nomor jarak jauh. Periksa spesifikasi mesin faks Anda.
   • Pastikan Anda menggunakan nomor faks dan bukan nomor telepon orang yang Anda coba hubungi. Angka sering ditulis bersebelahan di kartu nama dan mudah salah melihat nomor yang salah.

3. 
   
   

   
   
   
   Tentukan metode pemuatan. Saat Anda meletakkan dokumen faks di mesin, Anda harus meletakkannya di arah yang benar. Dokumen akan dipindai, jadi jika menghadap ke tempat yang salah, bagian belakang akan dipindai dan Anda akan mengirim faks kosong. Periksa apakah dokumen diorientasikan dengan benar sebelum mengirimnya melalui faks.
   • Semua mesin faks tidak mengenakan biaya dengan cara yang sama. Untungnya, semua mesin faks memiliki tanda yang menunjukkan arah penempatan dokumen. Di suatu tempat di sebelah tempat Anda memuat kertas, cari simbol selembar kertas dengan sudut terlipat. Pada simbol ini Anda akan melihat bahwa satu sisi kertas memiliki garis dan sisi lainnya kosong.
     • Jika garis berada di sisi tempat sudut dilipat, ini berarti lembaran harus dimasukkan ke mesin faks dengan sisi kosong menghadap Anda.
     • Jika sudut terlipat berwarna putih, itu berarti bahwa dokumen yang Anda masukkan ke mesin faks harus memiliki sisi cetak menghadap Anda.

4. 
   
   

   
   
   
   Faks jenis dokumen yang benar. Mesin faks bekerja paling baik dengan kertas ukuran standar. Mengirim sesuatu dalam format non-standar mungkin tidak berfungsi, mesin faks Anda dapat berbunyi atau rusak. Jika Anda perlu mengirim dokumen yang tidak berukuran standar, seperti kwitansi, pertama-tama buat fotokopi barang tersebut dan kirimkan melalui faks.
   • Ukuran kertas yang sesuai dengan sebagian besar mesin faks adalah A4 atau AS, seperti pada printer.

Bagian 2 Kirim faks

1. 
   
   

   
   Gunakan mesin faks Anda untuk mengirim faks. Setelah Anda menyelesaikan semua langkah di atas, Anda siap mengirim faks Anda. Dokumen dimasukkan dengan benar, Anda telah memutar nomor penerima, Anda sekarang siap untuk menekan tombol "Kirim". Tombol ini biasanya lebar dan ditunjukkan dengan baik. Ini sudah berakhir! Anda mengirim faks Anda!
   • Anda akan melihat bahwa begitu Anda menekan tombol "Kirim", mesin faks akan berbunyi bip dan deru. Suara-suara ini sesuai dengan komunikasi antara beberapa mesin faks. Setelah beberapa menit, ketika faks berhasil dikirim, Anda akan mendengar bunyi bip panjang yang jernih. Ketika ada masalah mengirim faks, Anda biasanya mendengar suara keras yang mengerikan. Jika Anda mendengar yang terakhir, Anda harus memeriksa mesin faks untuk mengevaluasi masalahnya.

2. 
   
   

   
   Gunakan Internet untuk mengirim faks Anda. Dimungkinkan juga untuk menggunakan Internet untuk mengirim dokumen ke mesin faks. Ada sejumlah layanan untuk ini, kebanyakan dari mereka dibayar. Namun, itu bisa menjadi investasi yang bijak jika Anda tidak sering mengirim faks dan tidak ingin membeli mesin faks atau menggunakan layanan seperti FedEx.
   • PamFax adalah layanan faks yang sangat baik untuk Skype. Program ini, bagaimanapun, membutuhkan kontribusi keuangan yang kecil.
   • HelloFax adalah layanan Google Drive terintegrasi yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengirim faks dokumen Google. Menawarkan sejumlah faks gratis dan kemudian membebankan biaya sejumlah untuk yang berikut ini.

3. 
   
   

   
   Kirim faks melalui email. Tergantung pada nomor yang Anda kirimi faks, mungkin saja mengirim dokumen secara elektronik ke mesin faksimili tanpa biaya layanan. Namun, Anda harus tahu bahwa metode ini terbatas pada nomor faks tertentu dan hanya memungkinkan informasi terbatas untuk dikirim.
   • Anda dapat memeriksa apakah nomor faks tersebut terintegrasi dengan menanyakan di internet.
   • Gunakan rumus ini untuk membuat alamat yang akan Anda kirimi: "[email protected]".
   • Hapus tanda kutip, ubah nomor menjadi nomor faks (termasuk kode negara, serta nama depan dan belakang dari orang yang Anda kirim).
   • Perhatikan bahwa hanya e dalam bingkai e yang akan muncul pada faks. Anda tidak dapat melampirkan file PDF atau dokumen lain dengan metode ini.