Isi
- tahap
- Bagian 1 Memilih platform komunikasi
- Bagian 2 Membuat materi pelatihan yang efektif
- Bagian 3 Awasi staf
Karyawan yang bekerja dari jarak jauh dapat menjadi aset utama bagi organisasi Anda. Namun, pelatihan mereka dapat menimbulkan tantangan khusus. Jika karyawan Anda tinggal jauh dari tempat bisnis Anda, pastikan untuk membuat platform komunikasi yang konsisten dan dapat diandalkan. Kirimi mereka materi pelatihan yang dikembangkan dengan baik sehingga mereka mempelajari sendiri persyaratan pekerjaan. Akhirnya, pengawasan langsung dan umpan balik teratur dapat membantu mereka beradaptasi dengan cara yang efisien dan efektif.
tahap
Bagian 1 Memilih platform komunikasi
-
Minta mereka untuk pergi ke perusahaan jika memungkinkan. Bahkan jika seorang karyawan bekerja dari jarak jauh, Anda dapat membawanya ke perusahaan untuk pelatihan. Ini biasanya merupakan pilihan pelatihan yang paling praktis dan hemat biaya bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh, tetapi yang tinggal di dekat kantor atau anak perusahaan. Namun, jika mereka hidup terlalu jauh, kemungkinan ini dapat dikecualikan. -
Atur konferensi video untuk pelatihan yang dipersonalisasi. Panggilan dan konferensi jarak jauh memberikan sentuhan pribadi pada proses pelatihan dan dapat digunakan untuk mengklarifikasi detail penting tentang pekerjaan tersebut. Percakapan interval mingguan akan membantu Anda melacak kemajuan staf Anda.- Konferensi video lebih efektif untuk karyawan yang bekerja dari jarak jauh dan terlibat dalam strategi atau pemasaran perusahaan: saluran ini memungkinkan Anda untuk berdiskusi secara bebas dengan mereka ide dan prosedur.
- Jika karyawan dan Anda tidak memiliki zona waktu yang sama, pastikan untuk memilih waktu yang cocok untuk Anda berdua.
- Berikut adalah beberapa aplikasi hebat untuk konferensi video: Skype, Zoom, atau Slack.
-
Gunakan layanan instan. Untuk perusahaan yang aktivitasnya membutuhkan kolaborasi dan komunikasi antar karyawan, layanan instan adalah pilihan yang paling tepat karena menyediakan komunikasi real-time kepada pekerja.- Jika karyawan memiliki pertanyaan selama pelatihan, ia dapat merujuk Anda melalui garis instan untuk tanggapan cepat. Selain itu, Anda dapat mengirim komentar dan waktu-nyata kepadanya tentang pekerjaannya melalui saluran yang sama.
- Berikut adalah beberapa layanan tidak berbayar yang dapat digunakan bisnis Anda: Skype, Google+ Hangouts, dan Spark.
- Pekerjaan instan mungkin bukan pilihan terbaik jika karyawan Anda tidak bekerja pada jam yang sama dengan anggota tim lainnya.
-
Kirim ke wiraswasta. Email adalah pilihan yang baik jika karyawan tidak memiliki jam kerja yang sama, memiliki zona waktu yang berbeda, atau menetapkan jam kerja mereka sendiri. Kirim catatan, materi pelatihan, tautan, dan lampiran Anda dengan mudah melalui email.- Pastikan dia tahu berapa lama untuk menjawab surat.
Bagian 2 Membuat materi pelatihan yang efektif
-
Rancang manual pelatihan atau panduan untuk karyawan. Ketersediaan manual pelatihan memungkinkan karyawan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan setiap kali mereka memiliki pertanyaan atau kesalahpahaman. Email manual ke staf Anda atau bagikan dalam sistem penyimpanan cloud. Anda harus memasukkan:- tanggung jawab pekerjaan pertama,
- kebijakan perusahaan,
- cara menjalankan tugas menggunakan perangkat lunak, antarmuka online atau alat lain,
- mode komunikasi dengan manajemen.
-
Berikan detail spesifik tentang cara melakukan tugas. Berusaha mengantisipasi masalah atau pertanyaan yang mungkin dimiliki karyawan dan memasukkannya ke dalam manual Anda. Rincian spesifik memungkinkan staf untuk memahami tugas yang harus dilakukan terlebih dahulu.- Misalnya, alih-alih hanya mengatakan, "tolong kembalikan pekerjaan Anda setelah Anda selesai," katakan ini sebagai gantinya: "silakan klik tombol send untuk mengirimi kami pekerjaan Anda setelah Anda selesai. Ini akan menyegarkan halaman dan membawa Anda kembali ke antarmuka utama. "
- Pastikan untuk memasukkan detail, seperti jam pelaporan, mengirimkan pekerjaan, atau menghubungi jika ada masalah.
-
Tetapkan kuota dan sasaran untuk setiap tugas. Setelah memberi tahu pekerja cara melakukan tugas, pastikan mereka memahami aturan, kuota, atau arahan yang harus mereka ikuti. Berapa banyak pekerjaan yang harus dia lakukan per minggu? Bagaimana Anda berkomunikasi dengan Anda? Berapa lama untuk mengirimkan karya?- Sebagai contoh, Anda bisa mengatakan, "kami berharap Anda menerima lima (5) panggilan setiap jam" atau "Anda harus memeriksa email Anda setidaknya sekali setiap jam antara jam 9 pagi dan jam 5 sore. "
-
Berikan konten edukatif untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Jika ada program atau materi spesifik yang harus digunakan karyawan, di samping instruksi tertulis, berikan visual yang jelas tentang cara melanjutkan.- Jika Anda bekerja pada platform komputer, gunakan perangkat lunak screen capture untuk mengambil foto atau video dari layar, merinci setiap langkah proses.
- Diagram dan grafik dapat sangat berguna bagi karyawan yang perlu menginstal peralatan atau perangkat lunak tertentu.
-
Investasikan dalam program pelatihan online. Jika Anda bekerja dengan sejumlah besar orang dari jarak jauh, Anda dapat menyewa agen untuk mengembangkan modul pelatihan online untuk mengotomatisasi bagian dari proses pelatihan. Anda akan bekerja dalam kolaborasi dengan agensi untuk membuat platform khusus yang berisi video dan alat interaktif.- Agen-agen semacam itu dapat menampilkan diri mereka kepada publik sebagai perusahaan pelatihan atau perekrutan.
- Meskipun mahal dari opsi ini, itu akan menghemat waktu Anda yang berharga jika Anda melatih karyawan Anda secara teratur.
Bagian 3 Awasi staf
-
Tetapkan tujuan untuk karyawan Anda. Buat timeline dalam tugas-tugas yang harus dia selesaikan dan tetapkan tujuan spesifik yang harus dicapai dan kerangka waktu untuk mencapainya. Ini membantu memberi arahan kepada pekerja jarak jauh Anda dan mendorong mereka untuk menjadi lebih cepat produktif.- Misalnya, katakan, "Kami ingin Anda dapat menggunakan perangkat lunak panggilan kami sebelum akhir minggu pertama. Pada akhir bulan pertama, Anda harus menghasilkan setidaknya 10.000 euro dalam penjualan. "
-
Buat komentar spesifik tentang tugas pertama. Buat komentar konstruktif untuk setiap tugas selama dua hingga tiga minggu pertama atau hingga karyawan terbiasa dengan berbagai tahapan pekerjaan mereka. Komentar semacam ini dapat membantu mengukur arah dan harapan dari pekerjaan yang dia lakukan.- Misalnya, katakan sesuatu seperti, "Gambar-gambar ini telah Anda rancang sangat bagus. Namun, kami pikir itu akan lebih cocok untuk merek perusahaan kami jika Anda tetap pada skema warna tunggal. Demikian juga, kami lebih suka font yang lebih kecil. "
- Tugas pertamanya harus cukup sederhana dengan penundaan singkat. Misalnya, minta untuk menulis artikel kecil atau membuat spreadsheet untuk akhir hari. Ini akan membantu Anda memberinya umpan balik cepat.
-
Minta komentar dan pertanyaan. Dorong karyawan untuk mendekati Anda dengan pertanyaan apa pun yang mungkin ia miliki. Setelah pelatihan selesai, tanyakan apakah dia memiliki pendapat yang jujur ​​tentang proses tersebut. Ini akan membantu Anda membuat proses lebih jelas bagi karyawan potensial yang bekerja dari jarak jauh.- Jika pekerja mendekati Anda dengan sebuah pertanyaan, jawablah sebaik mungkin. Jika Anda memiliki kesan bahwa jawabannya ada di media pelatihan, cobalah merujuknya dengan menentukan bagian.
- Jika karyawan baru itu tidak mengirimi Anda pertanyaan apa pun, Anda dapat mengirimnya sederhana dengan konten serupa: "hanya untuk mendapat berita. Bagaimana pelatihannya? Anda punya pertanyaan? "
- Jika mau, tinggalkan komentar secara anonim sehingga Anda bebas mengekspresikan diri. Gunakan situs survei online untuk membuat formulir tanggapan.
-
Berkomunikasi secara teratur dengan semua pekerja Anda. Baik selama dan setelah pelatihan, tetap berhubungan dengan mereka dan tetap up-to-date dengan berita perusahaan. Nawala, seminar online, atau bahkan panggilan konferensi mingguan dapat membuat mereka tetap mendapat informasi.- Karyawan yang bekerja dari jarak jauh cenderung merasa terisolasi atau tidak terhubung dengan keputusan, berita, dan kejadian terkini di perusahaan. Itulah mengapa penting untuk mendukung mereka dan mendorong mereka untuk mendekati dan berkolaborasi dengan anggota tim dan perusahaan lain melalui jejaring sosial, pesan instan atau konferensi video.