Cara memberikan referensi yang baik kepada karyawan

Isi

• tahap
• Metode 1 Berikan referensi yang baik secara tertulis
• Metode 2 Berikan referensi secara verbal

Dalam artikel ini: Berikan referensi yang baik secara tertulis. Berikan referensi secara verbal32 Referensi

Pasar kerja menjadi semakin kompetitif dan memiliki referensi yang sangat baik dari mantan atau majikan saat ini dapat menjadi alat yang berharga bagi siapa pun yang mencari pekerjaan. Jika Anda ingin memberikan referensi positif kepada karyawan, Anda perlu memikirkan cara memperkenalkan orang itu. Dengan merefleksikan apa yang akan Anda katakan atau tulis tentang seorang karyawan dan mencoba menyajikannya dengan cara yang positif dan profesional, Anda dapat membantu mereka mendapatkan pekerjaan impian mereka.

tahap

Metode 1 Berikan referensi yang baik secara tertulis

1. 
   

   
   Tawarkan untuk menulis surat positif. Jika seseorang meminta Anda untuk memberikan referensi, periksa terlebih dahulu permintaan mereka. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan orang tersebut dan dapat secara positif mendukung aplikasi Anda untuk suatu posisi, sarankan agar Anda menulis surat positif.
   • Tolak proposal semacam itu jika Anda tidak dapat menulis sesuatu yang positif tentangnya. Anda tidak boleh berkompromi dengan peluang orang tersebut mendapatkan pekerjaan.
   • Hanya terima jika Anda telah bekerja dengan orang tersebut untuk jangka waktu yang lama. Sulit mendapatkan gambaran tentang keterampilan dan gaya kerja seseorang hanya dalam beberapa bulan.
   • Pastikan untuk menjadi orang yang tepat untuk memberikan referensi. Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan kebijakan perusahaan Anda mengenai surat referensi.

2. 
   

   
   
   
   Kumpulkan beberapa informasi. Minta kandidat untuk memberi Anda informasi tentang pekerjaan yang mereka lamar dan informasi relevan lainnya yang perlu Anda ketahui, termasuk CV mereka. Anda juga harus mengumpulkan informasi terkait yang terkait dengan pekerjaannya saat ini, seperti penilaian kinerjanya.
   • Mintalah dia untuk berbicara dengan Anda tentang pekerjaan yang dia lamar dan cari riwayat hidup yang diperbarui dan informasi lainnya, termasuk bagaimana dia berkontribusi pada proyek Anda dan kinerja bisnis Anda, dan sejauh mana itu akan bermanfaat baginya untuk pekerjaan barunya.
   • Pertimbangkan untuk membaca surat yang Anda tulis dengannya untuk menilai profesionalisme dan metode kerjanya. Anda juga dapat menggunakan evaluasi kinerjanya.

3. 
   

   
   Tulis surat pendahuluan. Sebelum memberikan surat rekomendasi positif kepada mantan karyawan atau kolega, gunakan informasi yang Anda kumpulkan untuk menulis surat pendahuluan. Ini memastikan bahwa referensi Anda akan positif dan lengkap.
   • Surat referensi harus dibatasi satu dan dua halaman. Jika Anda ingin menulis banyak hal, calon pemberi kerja mungkin tidak membaca seluruh e dan melewatkan beberapa informasi penting tentang kandidat.
   • Berikan pengantar singkat dengan namanya, pekerjaan yang dia lamar, dan kesan keseluruhan Anda. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Dengan senang hati saya merekomendasikan Christophe Moreau untuk posisi Brand Manager. Christophe telah memberikan kontribusi signifikan pada pekerjaan saya (di perusahaan ini) dan saya pikir itu bisa menjadi aset penting bagi tim Anda. "
   • Tubuh surat itu dapat terdiri dari 1 hingga 3 paragraf dan Anda harus menentukan berapa lama Anda tahu kandidat, posisi yang telah dipegangnya di rumah, menyoroti keterampilannya dan menyajikan manfaat yang dapat dibawa oleh pemberi kerja dengan melibatkan . Anda harus memberikan bukti yang valid mengapa orang ini adalah kandidat terbaik untuk posisi itu.
   • Anda juga dapat menggambarkan karakternya, sambil menghindari penyertaan informasi pribadi yang mungkin tidak hanya menciptakan prasangka bagi calon majikan, tetapi juga dapat dianggap sebagai tindakan ilegal.
   • Anda harus menyimpulkan surat dengan paragraf pendek yang menyebutkan bahwa Anda sangat merekomendasikan orang ini untuk posisi itu dan tetap siap membantu atasan Anda untuk pertanyaan apa pun. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Berdasarkan pengalaman saya dengan Christophe Moreau, saya merekomendasikannya untuk posisi Brand Manager di perusahaan Anda. Untuk pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email atau telepon.

4. 
   

   
   
   
   Gunakan kata-kata positif dan konkret. Ketika Anda menulis surat dan membacanya kembali nanti, pastikan untuk menggunakan istilah-istilah konkret dan bahasa positif saat mempresentasikan kandidat. Ini dapat membantu majikan untuk mengenalnya dan memiliki citra yang lebih positif tentang dirinya.
   • Gunakan kata kerja seperti "bekerja bersama," "bekerja sama," dan "mempromosikan."
   • Gunakan nama-nama itu sebagai "pekerja tim", "aset", dan "tanggung jawab".
   • Gunakan kata sifat seperti "dapat diandalkan", "cerdas", "berani" dan "rajin".
   • Inilah yang akan terlihat jika Anda berkata: "Christophe dan saya bekerja bersama dalam sebuah proyek pemasaran, dan dia adalah aset berharga untuk menarik beberapa pelanggan baru. Dia bertanggung jawab, ramah, senang bekerja dalam tim dan akan berdampak positif pada bisnis Anda. "

5. 
   

   
   Jujurlah dan jangan berlebihan. Anda harus memuji kemampuan kandidat yang bersangkutan sebaik mungkin, sambil jujur ​​tentang kualifikasinya. Ada batas sempit antara kejujuran dan berlebihan dan Anda harus menghindari melewatinya sehingga Anda tidak berpikir Anda tidak tulus dalam surat Anda.
   • Anda tidak harus mengatakan bahwa dia adalah yang terbaik untuk posisi ini, jika dia tidak. Di sisi lain, pertimbangkan untuk menulis sesuatu seperti ini: "Christophe adalah salah satu kolega yang paling bertanggung jawab dan ramah yang pernah saya senangi bekerja sama". Ketika mengevaluasi keterampilan dan kemampuan teknis orang tersebut, Anda dapat menulis sesuatu seperti ini: "Christophe adalah salah satu dari 5 manajer teratas yang saya senang bekerja sama dengan".

6. 
   

   
   Tinjau dan koreksi surat itu. Setelah Anda menulis surat pendahuluan Anda, baca kembali untuk memperkaya dan mengubah beberapa bagian yang perlu dikembangkan lebih lanjut. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk memperbaiki kesalahan tanda baca, ejaan, atau tata bahasa.
   • Pastikan proyek mencakup pengantar, isi, dan kesimpulan. Ingatlah untuk jujur ​​dan menggunakan bahasa positif sambil menyajikan gambar terbaik dari kandidat.
   • Pertimbangkan untuk membaca surat itu keras-keras agar Anda dapat mendengar kesalahan yang mungkin terjadi dan pastikan itu terdengar hebat.
   • Pastikan informasi dalam surat itu sesuai untuk posisi baru.

7. 
   

   
   Gunakan format yang benar. Sebelum menyerahkan surat rekomendasi kepada karyawan Anda, Anda harus memberikannya format yang sesuai. Dengan cara ini, majikan dapat mengambil pendekatan Anda dengan sangat serius.
   • Pastikan untuk menulis surat pada kop surat perusahaan.
   • Pada baris pertama, cantumkan tanggal penulisan surat itu.
   • Tepat di bawah tanggal, cantumkan alamat majikan. Alamat surat ke atasan calon kemungkinan atau ke departemen sumber daya manusia.
   • Letakkan detail Anda di bawah informasi perusahaan yang akan datang.
   • Setelah sambutan, jangan lupa untuk menandatangani nama Anda dengan tinta hitam dan cetak di bawahnya. Anda juga dapat menentukan judul, alamat Anda, nomor telepon Anda dan.

8. 
   

   
   Baca surat itu untuk yang terakhir kalinya. Sebelum Anda mengirimnya, baca ulang untuk yang terakhir kalinya untuk memastikannya bebas dari kesalahan atau bahwa Anda belum melupakan informasi penting.

Metode 2 Berikan referensi secara verbal

1. 
   

   
   Tanyakan sebelumnya. Periksa kebijakan perusahaan Anda untuk jenis referensi ini. Beberapa perusahaan hanya mengizinkan karyawan untuk mengungkapkan informasi dasar seperti lama bekerja. Perusahaan lain hanya mengizinkan referensi dalam bentuk tertulis. Mempelajari kebijakan yang diterapkan dalam perusahaan Anda akan memungkinkan Anda memastikan untuk memberikan referensi yang lebih baik secara lisan.

2. 
   

   
   Terima atau tolak untuk memberikan referensi verbal. Jika seorang karyawan atau kolega meminta Anda untuk memberikan mereka referensi verbal yang baik, pastikan Anda dapat menerima permintaan mereka secara positif. Jika Anda telah memiliki pengalaman yang baik dengan orang tersebut dan dapat mendukung lamarannya, terima permintaannya.
   • Tolak proposal semacam itu jika Anda tidak dapat mengatakan sesuatu yang positif tentang kandidat. Anda tidak boleh mengorbankan peluangnya untuk mendapatkan pekerjaan yang dimaksud.
   • Setuju untuk berbicara dengan majikan Anda di masa depan jika Anda harus bekerja dengannya untuk jangka waktu yang lama. Jika Anda ditanya pertanyaan tentang keterampilan dan gaya kerjanya, mungkin sulit untuk menjawab jika Anda baru mengenalnya selama beberapa bulan.
   • Pastikan Anda adalah orang yang tepat untuk memberikan referensi. Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan atasan Anda atau memeriksa kebijakan perusahaan Anda untuk rekomendasi.

3. 
   

   
   Kumpulkan informasi tentang kandidat. Anda akan memerlukan beberapa informasi dasar tentang pekerjaan yang dia lamar serta informasi relevan lainnya yang harus Anda ketahui.
   • Tanyakan kepadanya tentang pekerjaan yang dia lamar dan minta resume-nya diperbarui. Anda bahkan mungkin ingin mengevaluasi bagaimana dia berkontribusi pada proyek Anda atau kinerja bisnis Anda dan bagaimana itu akan digunakan untuk pekerjaan barunya.
   • Anda juga harus mengumpulkan semua informasi yang relevan tentang posisi Anda di perusahaan Anda, seperti penilaian kinerjanya.
   • Bicaralah dengan orang tersebut untuk menilai profesionalisme dan metode kerja mereka. Anda dapat menggunakan evaluasi kinerja Anda juga.

4. 
   

   
   Jadwalkan wawancara telepon. Umumnya, referensi verbal hanya diberikan melalui telepon dan oleh karena itu Anda harus menetapkan slot waktu untuk berdiskusi dengan calon majikan. Dengan demikian, Anda yakin dapat memberikan referensi profesional dan terperinci yang baik.
   • Minta kandidat untuk menunjukkan informasi kontak Anda kepada pemberi kerja potensial atau untuk memberi Anda kontak perusahaan tempat ia ingin melamar.
   • Ingatlah untuk mengatur janji temu pada saat Anda santai dan tidak sibuk.

5. 
   

   
   Tulis beberapa catatan tentang kandidat. Setelah Anda membuat janji dan mengumpulkan informasi yang relevan, tulis beberapa catatan tentang kandidat. Dengan demikian, Anda yakin untuk mengingat informasi penting tentang keterampilan atau perilaku Anda selama percakapan.
   • Karena Anda tidak tahu pertanyaan apa yang mungkin ditanyakan oleh pemberi kerja potensial kepada Anda, jangan lupa untuk menulis beberapa kata tentang kandidat, termasuk berapa lama Anda mengenalnya, seberapa baik dia telah bekerja dengan Anda, dan penilaian dari keahliannya.

6. 
   

   
   Jawab pertanyaan dengan jujur. Selama percakapan telepon, Anda mungkin harus menjawab pertanyaan tentang kandidat. Mencatat dan jujur ​​memberikan jawaban sedetail mungkin dapat membantu kandidat untuk mendapatkan pekerjaan.
   • Yang terpenting, hindari membesar-besarkan kualitas kandidat. Anda tidak harus mengatakan dia yang terbaik di dunia di bidangnya. Anda dapat menjawab secara objektif dengan mengatakan hanya: "Ini adalah salah satu kolega (atau karyawan) terbaik yang pernah saya miliki".
   • Ingatlah bahwa ragu-ragu untuk menjawab pertanyaan dapat memberi kesan bahwa Anda berbohong.

7. 
   

   
   Gunakan istilah positif dan deskriptif. Saat menjawab pertanyaan dari majikan, jangan lupa menggunakan kata-kata yang akan membuat kandidat lebih menarik. Ini bisa memberinya keuntungan dibandingkan pelamar lainnya.
   • Anda dapat menggunakan beberapa kata kerja, kata benda, dan kata sifat untuk lebih menggambarkan kandidat yang dimaksud. Semakin banyak Anda menggunakan gaya deskriptif, semakin banyak Anda dapat membantu pemberi kerja potensial.
   • Misalnya, Anda dapat mengatakan ini: "Christophe sangat pandai memecahkan masalah", atau "dia tahu bagaimana mengomunikasikan idenya dengan jelas".
   • Pastikan juga untuk menunjukkan keterampilan yang akan ia butuhkan di posisi barunya.

8. 
   

   
   Hindari membahas topik pribadi. Diskusikan hanya hal-hal tentang kinerja seseorang di tempat kerja, seperti keterampilan manajemen yang sangat baik atau kemampuan untuk menyelesaikan perbedaan antara rekan kerja. Jangan membicarakan kehidupan pribadinya, karena ini dapat memberi kesan bahwa Anda dan dia kurang profesional.
   • Jangan bertengkar dengan masalah pribadi, seperti agama, status perkawinan, usia atau kesehatan kandidat yang bersangkutan.
   • Memberikan informasi pribadi dapat membahayakan peluang kandidat untuk dipekerjakan. Juga, tindakan ini mungkin ilegal tergantung pada jenis informasi yang Anda ungkapkan.

9. 
   

   
   Akhiri pembicaraan. Akhiri wawancara telepon begitu Anda telah menjawab pertanyaan calon majikan. Anda dapat mengajukan pertanyaan, jika perlu, atau jika Anda ingin mengklarifikasi kandidat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada majikan dan menawarkan untuk memberikan informasi tambahan jika perlu.