Cara melakukan studi waktu dan gerak

Isi

• tahap
• Bagian 1 Memilih metode untuk merekam data
• Bagian 2 Sadarilah penelitian ini
• Bagian 3 Menganalisis Hasil dan Membuat Perubahan

Dalam artikel ini: Memilih metode pencatatan data. Menyadari penelitian. Menganalisis hasil dan membuat perubahan. 12 Referensi

Studi tentang waktu dan gerak melibatkan menganalisis kinerja pekerjaan dengan mengamati dan menentukan waktu tugas. Ini dapat membantu Anda menentukan seberapa efektif hari Anda, memungkinkan Anda menghemat energi dan waktu untuk kebaikan semua orang! Anda dapat melakukan studi semacam ini pada diri sendiri atau orang lain. Tetapi pertama-tama, Anda perlu memilih metode yang akan digunakan, dari pengamatan waktu nyata ke metode pengambilan sampel (metode foto), sebelum beralih ke mengamati dan menentukan waktu tugas. Setelah studi selesai, Anda dapat menggunakan hasilnya untuk mengatur cara kerja yang lebih efisien.

tahap

Bagian 1 Memilih metode untuk merekam data

1. 
   

   
   Gunakan metode pengambilan sampel jika Anda kehabisan waktu. Metode ini melibatkan mengamati karyawan pada waktu tertentu dan bukannya terus menerus. Intervalnya bisa acak atau reguler. Anda mengamati pekerja untuk jangka waktu tertentu, lalu memperkirakan berdasarkan sampel waktu yang diberikan untuk setiap tugas. Metode ini lebih efektif pada kegiatan yang memiliki beberapa komponen atau pekerja yang melakukan beberapa tugas secara umum.
   • Misalnya, dengan karyawan yang tugas utamanya adalah penagihan, pengambilan sampel acak dapat efektif karena memungkinkan Anda untuk melihat apa yang dilakukan orang itu setiap kali Anda mengambil stok. Setelah Anda memiliki semua data, Anda dapat mengidentifikasi aktivitas atau komponen yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk orang tersebut dengan membandingkan frekuensi dan durasi tugas di setiap sampel acak.
   • Keuntungan dari pendekatan ini adalah kemampuan untuk mengamati lebih dari satu orang dalam periode waktu tertentu melalui rotasi individu.
   • Jika Anda menerapkan metode ini pada diri Anda sendiri, Anda dapat menjadwalkan alarm yang akan memicu pada interval waktu tertentu bagi Anda untuk merekam pekerjaan yang Anda lakukan untuk periode waktu tertentu.

2. 
   

   
   
   
   Tonton aktivitasnya secara real time untuk mengajukan pertanyaan. Dengan metode ini, Anda berada di ruangan yang sama dengan karyawan ketika mereka melakukan tugas. Anda mengamati pekerjaan yang dijalankan dan memecahnya saat menghitung waktu. Setiap komponen harus merupakan keseluruhan yang dapat dipahami tanpa terlalu rinci dan sulit untuk diikuti.
   • Tidak perlu waktu aktivitas besar tanpa memeriksa komponen. Melalui ini Anda dapat mengidentifikasi kekurangan. Bahkan, tidak perlu menghentikan karyawan dalam pekerjaannya: Anda hanya akan menguraikan tugas untuk keperluan pendaftaran. Misalnya, jika tugasnya adalah berkonsultasi dengan surat, komponennya adalah: pergi ke tempat surat-surat itu, menemukan surat-surat yang dipermasalahkan, membawanya ke kantor membuka amplop, membaca isinya dan melemparkan atau memperlakukan setiap surat.
   • Akan bermanfaat jika memiliki sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk mengamati pekerja. Dengan demikian, satu orang dapat mengambil tanggung jawab untuk menghentikan jam, rekaman waktu lain dan orang ketiga untuk mencatat.
   • Anda juga dapat menerapkan metode ini pada pekerjaan Anda. Dalam hal ini, Anda harus menilai setiap komponen saat Anda menjalankannya.

3. 
   

   
   
   
   Buat video untuk sentuhan yang lebih alami. Alih-alih mengamati aktivitas yang dilakukan secara waktu nyata, buatlah video. Dengan demikian, Anda dapat kembali lagi nanti untuk menganalisis durasi setiap pekerjaan. Ini tidak akan menjadi kerugian besar bagi Anda, karena Anda selalu dapat memundurkan rekaman untuk meninjau urutan.

4. 
   

   
   Ambil video untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat. Jika Anda mengukur kinerja Anda sendiri, metode ini akan jauh lebih sederhana daripada dua lainnya. Pasang kamera pada tripod dengan sudut yang ideal untuk merekam pekerjaan. Biarkan kamera merekam pekerjaan yang Anda lakukan, misalnya saat menulis laporan.
   • Mengevaluasi aktivitas selama periode waktu tertentu. Misalnya, Anda dapat melakukan evaluasi selama satu minggu atau sebulan.

Bagian 2 Sadarilah penelitian ini

1. 
   

   
   Buat spreadsheet untuk menyimpan data. Anda akan membutuhkan alat untuk merekam tugas dan spreadsheet sangat ideal. Selain itu, Anda perlu mencatat waktu. Tugas sering dilakukan dalam batch. Jika ini adalah kasus Anda, rencanakan bidang untuk mencatat durasi setiap komponen dari setiap tugas. Untuk bagian ini, Anda hanya perlu satu set kotak bernomor. Anda juga perlu menambahkan kolom untuk komentar.
   • Misalnya, jika pekerjaan karyawan adalah memeriksa email dan salah satu komponennya adalah membacanya, tulis waktu yang diperlukan untuk membaca masing-masing di bagian bernomor di sebelah komponen.

2. 
   

   
   Bagilah beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan kecil. Untuk melakukan studi waktu dan gerak, Anda harus menentukan sebagian waktu yang dialokasikan untuk setiap pekerjaan. Secara umum, satu-satunya cara untuk meningkatkan kinerja tim adalah dengan melihat tindakan kecil dari setiap tugas. Segera setelah pekerjaan selesai, tunjukkan setiap komponen diikuti dengan deskripsi singkat.
   • Rahasianya adalah menemukan detail yang tepat. Misalnya, waktu yang diperlukan untuk menekan tombol adalah informasi yang berlebihan. Namun, Anda tidak boleh terlalu banyak menggunakan, karena ini dapat membuat Anda kehilangan data yang diperlukan untuk mendeteksi tingkat kinerja.
   • Misalkan Anda memeriksa email Anda. Tugas ini perlu dipecah sebagai berikut: menghubungkan ke komputer Anda dan kotak masuk Anda, menghapus spam tanpa membukanya, membaca email, menulis jawaban untuk email, dan menyortir file ke dalam folder.

3. 
   

   
   Simpan setiap tugas. Mulai dengan stopwatch. Cobalah menghitung waktu setiap bagian dari tugas, mencatat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Secara umum lebih mudah untuk menghentikan dan memulai kembali stopwatch menggunakan waktu yang telah berlalu. Kemudian, Anda dapat menghitung jumlah detik yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
   • Untuk akurasi yang lebih baik, kumpulkan data selama beberapa hari.

4. 
   

   
   Tugas waktu dengan video. Saat menggunakan video, Anda harus berhenti dan mulai ulang untuk setiap komponen yang Anda pilih waktunya. Ini akan memberi Anda waktu untuk melakukan pengamatan dan mencatat durasi setiap komponen.

Bagian 3 Menganalisis Hasil dan Membuat Perubahan

1. 
   

   
   Hitung durasi rata-rata setiap langkah. Setelah Anda mengumpulkan semua data, cobalah untuk menghitung durasi rata-rata setiap langkah. Untuk mendapatkan rata-rata, jumlah semua durasi komponen, dan bagi dengan jumlah durasi dalam kelompok itu.
   • Misalnya, jika pembacaan surat merupakan komponen, durasinya bisa 4 menit, 1 menit, 2 menit, 3 menit, dan 5 menit. Jumlahkan angka-angka ini: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Bagi hasil dengan jumlah durasi yang dikumpulkan. Dalam hal spesies, adalah 5. Bagi 15 dengan 5 rata-rata 3 menit melalui pos.

2. 
   

   
   Tentukan durasi rata-rata suatu kegiatan. Pendekatan paling sederhana untuk menentukan durasi rata-rata seluruh tugas adalah menjumlahkan semua rata-rata komponen. Ini akan membantu Anda menemukan rata-rata semua pekerjaan.

3. 
   

   
   Urutkan tugas berdasarkan tingkat kepentingan. Klasifikasi kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan untuk mengetahui mana yang merupakan prioritas. Tidak perlu menetapkan angka: Anda hanya dapat memberi label sebagai tugas penting dan bukan penting. Misalnya, mungkin penting untuk menjawab email, tetapi kecuali jika Anda bekerja di layanan pelanggan, itu mungkin tugas yang kurang penting daripada menulis laporan.

4. 
   

   
   Kurangi kegiatan yang kurang penting dan menghabiskan waktu. Setelah mengevaluasi semua tugas, tentukan mana yang membutuhkan waktu yang cukup, tetapi mana yang tidak bernilai tinggi. Pekerjaan inilah yang akan membantu Anda menemukan cara untuk mengurangi pengeluaran Anda. Sama pentingnya untuk melihat kegiatan yang memakan waktu tetapi juga penting dalam pekerjaan Anda. Tentu tidak ada salahnya untuk membuatnya lebih efisien.

5. 
   

   
   Perhatikan tempat simultan. Tugas bersamaan cenderung memperpanjang durasi setiap kegiatan, karena Anda tidak dapat fokus pada beberapa pekerjaan sekaligus. Saat Anda melakukan banyak tugas, seperti melihat email dan menulis laporan secara bersamaan, coba lakukan sebaliknya. Tetapkan waktu untuk melakukan satu pekerjaan sekaligus. Saat Anda menulis laporan, biarkan saja.
   • Jika Anda membaca pikiran Anda sepanjang hari, secara mental Anda melepaskan diri dari semua tugas lain yang Anda lakukan. Seringkali, lebih baik melakukan satu pekerjaan pada satu waktu. Misalnya, Anda dapat membacanya di pagi hari, siang hari dan sesaat sebelum berangkat kerja.

6. 
   

   
   Cari kekurangan untuk menguranginya. Anda akan sering menemukan ketidakefisienan dalam tugas yang Anda uraikan dan jelaskan. Dengan menghilangkan kekurangan ini, Anda akan dapat bekerja lebih baik dan memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya.
   • Misalnya, jika Anda harus mengisi dokumen setiap hari di ruangan lain di luar kantor Anda, temukan waktu untuk melakukannya sekaligus. Bolak-balik yang konstan akan membuat Anda membuang waktu yang dapat Anda dedikasikan untuk tugas-tugas lain.