Pengetahuan

Bagaimana mengelola prioritas Anda dengan Excel

Posted on
Pengarang: Judy Howell
Tanggal Pembuatan: 6 Juli 2021
Tanggal Pembaruan: 13 Boleh 2024
Anonim
Cara Mengatur Prioritas Tugas Menggunakan Eisenhower Matrix | Soft Skills
Video: Cara Mengatur Prioritas Tugas Menggunakan Eisenhower Matrix | Soft Skills

Isi

adalah wiki, yang berarti bahwa banyak artikel ditulis oleh beberapa penulis. Untuk membuat artikel ini, 20 orang, beberapa anonim, telah berpartisipasi dalam edisi dan peningkatannya dari waktu ke waktu.

Tentu saja dimungkinkan untuk mendaftarkan tugas-tugas Anda untuk dilakukan dalam prioritas di selembar kertas jika Anda merasa mampu melakukan semuanya dalam waktu satu sore.



Namun, ketika banyak hal yang harus dilakukan jatuh pada Anda pada saat yang sama, banyak dari mereka sering ditunda ke hari berikutnya, jika bukan bulan sesudahnya. Berkat spreadsheet Excel yang kami usulkan untuk dibuat di artikel ini, prioritas Anda akan dikelola secara otomatis oleh Excel sesuai dengan tenggat waktu mendatang dan urutan tugas yang akan diselesaikan akan ditata ulang sehingga Anda dapat menunda tugas-tugas ini sesedikit mungkin. .


Ikuti panduan ini dan dalam 20 menit Anda akan memiliki cara yang sangat efektif untuk mengelola prioritas Anda di komputer Anda.


Catatan: Menurut versi internasional Excel, the titik pemisahan dalam formula dapat diganti dengan titik koma.

tahap



  1. Buat tab "Desktop" atau "Home". Buka lembar kerja Excel baru. Klik kanan pada tab "Sheet1" di bagian bawah layar dan klik "Ubah nama". Daftarkan sebaliknya "Rumah" atau "Kantor".




  2. Juga ganti nama "Sheet2" menjadi "Pola" dan "Sheet3" menjadi "Poin" dengan mengikuti prosedur yang sama seperti pada langkah pertama.



  3. Buat tabel pentingnya. Di tab "Poin", isi kolom A, B dan C sebagai berikut:



  4. Tentukan nama "Pentingnya". Pilih sel A2 hingga C7. Dengan Excel 2007 atau lebih baru, klik pada "Rumus" dan kemudian "Tentukan nama". Dengan Excel 2004 atau lebih baru, klik "Sisipkan"> "Tentukan"> "Nama".
    • Ketika Excel meminta Anda untuk mengatur nama, masukkan "Pentingnya" dan klik "OK".




  5. Buat tabel upaya. Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat tabel upaya di kolom E, F, G. Pilih sel E2 hingga G6 dan tentukan dengan nama "Usaha".



  6. Buat tabel keadaan darurat. Ulangi langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat tabel darurat di kolom I, J dan K. Tentukan sel-sel ini dengan nama "Darurat".



  7. Masukkan header di tab "Rumah" atau "Kantor", sesuai pilihan Anda. Kami akan menganggap di sini bahwa Anda telah memilih untuk memberi nama tab ini "Rumah". Klik di atasnya dan masukkan tajuk berikut pada baris 1:
    • A - Prioritas; Di sini kita akan memasukkan formula prioritas, 1 untuk tugas-tugas paling penting. Tetapi jumlah ini bisa mencapai lebih dari 100.
    • B - Tugas; nama tugas yang akan dilakukan
    • C - Pentingnya; itu akan dicatat menggunakan huruf A, B, C, D, E atau F dari tabel.
    • D - Usaha, Catatan antara 1 dan 5, menarik dari tabel "Usaha".
    • E - Darurat; Rumus berdasarkan batas waktu untuk menyelesaikan tugas
    • F - Tenggat; Tanggal di mana tugas harus diselesaikan paling lambat. Tenggat waktu tidak selalu harus dihormati oleh surat itu. Dengan demikian, "Akselerasi" memberi tahu Anda tanggal ketika Anda bisa mulai melakukan tugas ini dan "Ekstensi" memberi Anda tanggal hingga tugas tersebut dapat ditunda. Misalnya, kami dapat memberikan akselerasi 5 hari dan perpanjangan 4 hari untuk tugas "Pergi ke penata rambut" - memang, tidak masuk akal untuk pergi ke penata rambut dua minggu sebelumnya dan orang-orang akan mulai memperhatikan bahwa Anda harus pergi ke penata rambut jika Anda lebih dari 4 hari terlambat.

    • G - Akselerasi - Jumlah hari sebelum tanggal cut-off dari mana Anda sudah dapat (mulai) menyelesaikan tugas yang dimaksud.
    • H - Perpanjangan; perpanjangan tenggat waktu secara otomatis
    • I - sisa hari; ini adalah rumus yang menghitung jumlah hari sebelum tanggal cut-off. Formula akan mengembalikan jumlah hari negatif jika batas waktu terlampaui.
    • J - Tanggal akhir; tanggal penyelesaian tugas.
    • K - Komentar; semua detail tentang tugas yang harus dilakukan



  8. Masukkan daftar tugas Anda. Perhatikan bahwa kolom "Prioritas", "Darurat" dan "Hari Tersisa" dibiarkan kosong. Kami akan menyelesaikannya nanti menggunakan rumus. Di bawah ini adalah contoh pekerjaan rumah tangga yang mungkin harus Anda lakukan.



  9. Antara formula untuk "Hari Tersisa", "Darurat" dan "Prioritas". Rumus-rumus ini harus dimasukkan pada baris kedua dari setiap kolom yang disebutkan dalam kalimat sebelumnya.
    • Di kolom I (Sisa hari) = F2-SI (ESTVIDE (J2), TODAY (), J2)
    • Dalam kolom E (Darurat) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1)))))
    • Dalam kolom A (Prioritas) = ​​VLOOKUP (C2, Pentingnya, 2, SALAH) + VLOOKUP (D2, Upaya, 2, SALAH) + VLOOKUP (E2, Darurat, 2, SALAH)



  10. Ubah format sel I2 ke "Nomor". Klik kanan pada sel, pilih "Format Sel" dan klik "Nomor". Juga, masukkan "0" di kotak "Jumlah desimal". Klik pada "OK".



  11. Salin rumus di kolom "Prioritas", "Darurat" dan "Hari Tersisa" dan rentangkan ke kotak kosong yang tersisa di masing-masing kolom ini. Pertama klik pada "E2" dan secara bersamaan tekan tombol "CTRL" dan "C" kemudian pilih sel E3 ke E10 dan secara bersamaan tekan tombol "CTRL" dan "V". Lakukan hal yang sama untuk memperluas rumus I2 di kotak I3 ke I10. Terakhir, ulangi prosedur ini lagi untuk memperluas rumus A2 ke dalam sel A3 hingga A10. Jangan memperhatikan nilai-nilai aneh yang dikembalikan oleh sel pada baris di mana tidak ada tugas yang ditulis.



  12. Urutkan garis sesuai urutan prioritas. Pilih sel A1 hingga K1 dan perbesar pilihan ini untuk mencakup semua baris yang berisi tugas. Kemudian klik "Data"> "Filter".



  13. Simpan spreadsheet Anda, termasuk tanggal, untuk mengetahui tanggal terakhir file dibuka.



  14. Selesaikan tugas yang dilakukan. Saat Anda menyelesaikan tugas, masukkan di kolom "Tanggal Akhir". Ingat trik ini: Ketika Anda menekan "CTRL" + ";" (tombol Kontrol dan tombol;) secara bersamaan, tanggal saat ini secara otomatis muncul di sel yang dipilih.



  15. Perhatikan urutan prioritas Anda berubah setiap hari. Berikut adalah prioritas untuk beberapa hari mendatang. Pada 13 Juli, semua tugas yang harus dilakukan adalah sebelum periode "percepatan". Pada 20 Juli, prioritas utama (mereka dengan jumlah terkecil) adalah empat tugas dan di antara mereka, memotong rumput (yang telah mencapai batas waktu). Pada 21 Juli, prioritas memotong rumput bahkan lebih besar (kami telah memasuki periode "dekstensi") dan pada 23 Juli prioritas ini telah meningkat lebih besar, karena kami telah melewati periode "dekstensi". Kami juga melihat bahwa tugas "Membayar biaya" telah meningkat pada tanggal 23 dan 25 Juli.
nasihat
  • Baca artikel yang tercantum di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara mengatur waktu dan prioritas Anda.
  • Dimungkinkan untuk mengunduh salinan spreadsheet ini ke alamat berikut:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Jangan ragu untuk mengurutkan daftar tugas Anda setiap hari jika perlu.
  • Bagilah tugas besar Anda menjadi beberapa yang lebih kecil.
  • Salin tugas berulang Anda di tab "Templat" sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan dan menyalinnya.
  • Anda bebas mengubah poin yang ditetapkan untuk setiap tingkat prioritas.
  • Jangan mencampur tugas yang terkait dengan keluarga dan rumah Anda dengan yang terkait dengan pekerjaan Anda di buku kerja Excel yang sama.
  • Anda bebas menambahkan kolom baru ke tabel ini - siapa yang telah menugaskan Anda tugas, di mana kategori tugas dituliskan dan sebagainya.
  • Gunakan alat Filterotomatis untuk memilih tugas yang melewati tenggat waktu (Urgensi = 1) atau tugas yang sangat penting (Pentingnya = "A").
  • Salah satu cara untuk selalu memperbarui tugas berulang adalah dengan memasukkan ini di bawah kolom "Tenggat Waktu" (Contoh ini didasarkan pada hari Jumat, yang ditunjukkan oleh "5" di sini)
  • Tambahkan formulir bersyarat (menggunakan fungsi "SI") di kolom "Tenggat Waktu" Anda untuk secara otomatis menunjukkan kapan tenggat waktu berlalu.

  • Setiap minggu atau bulan, hitung jumlah tugas yang dilakukan selama periode yang dipilih. Ini bisa menjadi satu-satunya umpan balik positif yang Anda terima pada pekerjaan Anda.
  • Formula ini mengambil tanggal saat ini (Senin = 1, Selasa = 2 dll) dan memeriksa apakah kita telah lulus atau tidak pada hari Jumat minggu ini. Jika demikian, rumus menambahkan 7 ke hari Jumat saat ini, untuk mengembalikan hasil Jumat berikutnya sebagai hasilnya. Jika hari Jumat belum diambil alih maka rumus hanya mengembalikan tanggal Jumat minggu ini.
  • Dalam contoh ini, Senin = 1, Selasa = 2, Rabu = 3, Kamis = 4, Jumat = 5, Sabtu = 6, Minggu = 7.
  • Kami juga dapat mengubah rumus ini sehingga berfungsi misalnya untuk hari Selasa. Kita melihat dalam daftar di atas bahwa Selasa = 2, dengan demikian perlu untuk mengubah rumus yang diberikan di atas semua 5 oleh 2.
peringatan
  • Simpan lembar ini secara teratur.
  • Jumlah yang ditetapkan untuk prioritas yang berbeda ini tidak selalu dipesan. Jadi, mengisi prioritas dengan angka "1" yang diberikan tidak akan menambah angka yang terkait dengan prioritas lainnya. Ada kemungkinan bahwa beberapa prioritas memiliki nomor yang terkait yang melebihi 100 dan semua angka yang mungkin tidak ditugaskan untuk prioritas. Saya menyarankan Anda untuk fokus pada prioritas dengan angka antara 1 dan 12.
  • Jangan khawatir jika Anda menulis banyak tugas di spreadsheet ini. Sama sekali tidak memalukan bahwa tugas tetap di bagian bawah daftar selama beberapa bulan. Mereka akan mulai naik dalam daftar ketika tenggat waktu mereka mendekat.
  • Cara Anda mengatur waktu adalah unik bagi Anda dan spreadsheet ini mungkin tidak cocok untuk Anda sama sekali. Anda mungkin juga berpikir bahwa harus membuka file ini setiap hari memerlukan terlalu banyak pekerjaan atau terlalu mengganggu. Itulah sebabnya spreadsheet ini mungkin berguna bagi Anda, misalnya, yang tampaknya sama sekali tidak berguna bagi tetangga Anda atau sebaliknya.
  • Anda dapat menggunakan spreadsheet dari perangkat lunak spreadsheet online Google alih-alih menggunakan Excel. Dengan demikian, file Anda akan tersedia di mana saja mulai dari saat Anda dapat mengakses Internet.