Isi
- tahap
- Bagian 1 Mengatur pemberian layanan
- Bagian 2 Mengelola periode transisi
- Bagian 3 Berpikir dalam hal pengembangan jangka panjang
Ketika Anda meninggalkan suatu posisi, ada kemungkinan atasan atau manajer Anda akan mencari bantuan Anda untuk memfasilitasi pembuatan kontrak penerus Anda. Jika Anda giat dan terorganisir, Anda akan dapat memastikan transisi yang lancar untuk bisnis Anda dan pergi sambil meninggalkan reputasi profesional yang sangat baik.
tahap
Bagian 1 Mengatur pemberian layanan
-
Diskusikan kemajuan serah terima dengan penyelia Anda. Untuk memulai, Anda harus berdiskusi dengan atasan Anda untuk menentukan dengan tepat bagaimana layanan akan dilakukan. Bergantung pada pekerjaan yang Anda lakukan dan cara manajer Anda suka bekerja, Anda mungkin harus berkontribusi banyak pada transisi. Ini mungkin termasuk fakta bahwa orang yang menggantikan Anda mengamati Anda bekerja selama beberapa hari atau bahkan lebih lama.- Dalam kebanyakan kasus, Anda harus setidaknya menyiapkan dokumen transfer resmi.
- Diskusikan hal ini dengan manajer Anda dan tentukan seberapa besar Anda diharapkan berkontribusi, dan apa yang perlu Anda fokuskan saat memberikan layanan.
-
Buat presentasi awal dari dokumen transfer Anda. Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang harapan atasan Anda, Anda dapat mulai menulis dokumen transfer. Ini akan membantu Anda mengatur diri sendiri, sambil mengklasifikasikan semua berbagai tugas dan informasi yang perlu Anda sampaikan selama periode transisi ini. Dokumen harus mencakup unsur-unsur berikut:- informasi terperinci tentang kegiatan, prioritas, dan tugas harian Anda,
- ikhtisar poin-poin penting yang terkait dengan fungsi ini,
- pernyataan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari penerus Anda,
- daftar semua dokumen penting yang harus dikirim. Ini bisa berupa rencana kerja atau kontrak yang diberikan.
-
Tetapkan semua detail terakhir. Jika Anda tahu bahwa Anda akan segera meninggalkan kiriman, itu dapat membantu Anda melakukan upaya ekstra untuk memastikan Anda tidak meninggalkan apa pun yang belum selesai. Anda akan mengalami kepuasan nyata jika Anda berhasil mencapai ini dan Anda juga akan dapat membantu orang yang menggantikan Anda dengan dasar yang baik. Melakukan ini juga akan membuat Anda maju dengan bersikap baik dengan atasan Anda dan mempertahankan reputasi yang baik.- Ini mungkin tidak selalu memungkinkan, tetapi jika Anda memiliki folder yang hampir selesai, lakukan upaya ekstra untuk menyelesaikannya.
- Selain itu, orang baru yang datang untuk berurusan dengan perjanjian ketika hampir disimpulkan mungkin merasa sulit untuk menyelesaikannya, karena tidak mengetahui semua kerumitan file.
-
Bicaralah dengan kolega Anda. Sebelum penerus Anda berkuasa, cari waktu untuk berdiskusi dengan kolega Anda tentang penyerahan itu dan tanyakan kepada mereka apakah menurut mereka ada sesuatu yang harus Anda fokuskan. Jika ada masalah yang tertunda dan Anda tidak menyadarinya, itu adalah kesempatan impian untuk memperhatikan.- Masalah baru tidak mungkin berdampak pada hari-hari terakhir Anda, tetapi jika Anda menyadarinya setidaknya, Anda akan dapat melaporkannya kepada siapa pun yang menggantikan Anda.
- Ini juga memberi Anda kesempatan untuk memastikan semua karyawan Anda tahu Anda akan pergi dan kapan Anda pergi. Beri tahu mereka tentang masa transisi sehingga mereka memperhitungkannya.
- Ada peluang bagus bahwa produktivitas Anda akan turun selama masa transisi, itulah sebabnya merupakan ide bagus untuk memberi tahu karyawan Anda sebelumnya.
-
Tulis dokumen transfer resmi. Langkah terakhir dalam mempersiapkan transisi adalah menyelesaikan penulisan dokumen transfer resmi. Anda dapat menggunakan konsep yang Anda buat, tetapi pastikan untuk mengembangkannya dan memasukkan semua informasi penting. Anda perlu meninjau dokumen tersebut dengan penyelia Anda dan semua anggota tim lainnya. Cobalah untuk melakukan ini dan kirimkan dokumen kepada penerus Anda beberapa hari sebelum tanggal di mana ia seharusnya menjabat. Isi dari dokumen jenis ini akan bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan, tetapi dapat mencakup yang berikut:- daftar dan jadwal tindakan yang harus dilakukan,
- pengarahan tentang masalah saat ini,
- kalender tenggat waktu dan acara mendatang,
- informasi login dan kata sandi,
- daftar kontak yang berguna,
- panduan tentang cara mengelola folder dan file di komputer.
Bagian 2 Mengelola periode transisi
-
Tetapkan waktu sebanyak mungkin untuk transisi. Anda mungkin masih hadir saat penerus Anda menjabat dan Anda mungkin diminta untuk menyelesaikan layanan yang lebih lengkap. Durasi transisi ini bervariasi, tetapi dalam beberapa kasus, Anda akan memiliki beberapa hari atau lebih untuk membantu yang baru membuat tanda. Secara umum, semakin banyak waktu yang Anda habiskan dalam periode transisi, semakin banyak informasi yang dapat Anda kirimkan.- Pasti akan ada detail yang akan Anda lupakan dan meminta seseorang mengikuti Anda adalah cara yang baik untuk menghadapi berbagai tugas harian yang Anda lakukan.
-
Lulus dokumen penting secara pribadi. Selama masa transisi, adalah praktik yang baik untuk memastikan bahwa semua data penting dan dokumen penting diteruskan secara pribadi. Ini akan membantu memastikan bahwa tugas yang paling penting dilakukan dalam standar dan bahwa prioritasnya ditetapkan dengan jelas. Menyampaikan dokumen secara langsung juga akan memungkinkan Anda untuk membahas masalah paling rumit secara menyeluruh sebelum Anda pergi.- Peluang ini yang harus Anda berikan informasi penting sambil memungkinkan penerus Anda untuk mengajukan pertanyaan secara langsung sangat penting untuk kelancaran transisi.
- Ini juga akan memberi Anda kesempatan untuk memberikan kerucut dan membawa beberapa nuansa ke diskusi yang mungkin diabaikan.
-
Lakukan upaya untuk membawa bantuan Anda. Jika Anda menemukan diri Anda berhubungan dengan penerus Anda di tempat kerja, Anda harus selalu giat dan peduli. Berusaha untuk mengidentifikasi dan membantu menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Orang yang menggantikan Anda mungkin terintimidasi dan sedikit malu pada hari-hari pertama dan ia mungkin takut mengganggu Anda dengan pertanyaannya.- Pastikan untuk memperjelas bahwa Anda ada di sana untuk membantu dan bahwa pertanyaan dapat diterima.
- Dengan melakukan itu, Anda akan membantu untuk menempatkan situasi di mana tanggung jawab untuk transfer layanan akan dibagi antara penerus Anda dan Anda.
-
Atur rapat untuk menutup penyerahan. Hal terakhir yang harus dilakukan sebelum Anda pergi dan menyelesaikan layanan adalah mengatur pertemuan pamungkas dengan orang yang menggantikan Anda. Mintalah dia untuk mengajukan pertanyaan luar biasa yang mungkin dia miliki dan catatan yang telah dia ambil. Pertemuan ini adalah kesempatan yang sangat baik bagi yang baru untuk memastikan dia memahami tanggung jawab dan perannya.- Semua ketidakpastian dapat diklarifikasi pada pertemuan ini.
- Bergantung pada jenis tempat Anda bekerja, mungkin lebih baik menghindari penyelia atau manajer Anda menghadiri rapat.
- Paling tidak, Anda harus memberi tahu manajer Anda di mana dan kapan rapat diadakan, dan tanyakan apakah ada hal lain yang ingin Anda tambahkan.
Bagian 3 Berpikir dalam hal pengembangan jangka panjang
-
Sorot semua dokumen atau pelatihan pendukung. Cobalah untuk melihat pengalihan layanan sebagai peluang yang diberikan kepada Anda untuk membantu benar-benar memberikan penerus Anda setiap peluang untuk berhasil. Anda tidak hanya mentransmisikan pekerjaan dan tugas, Anda juga mencoba membantu orang yang menggantikan Anda untuk mengembangkan secara profesional, selain berkontribusi pada soliditas bisnis lama Anda dalam jangka panjang.- Anda dapat melakukan ini dengan mengirimkan peluang pelatihan yang Anda ketahui.
- Anda mungkin telah mengikuti, ketika Anda mulai melakukan pekerjaan ini, pelatihan yang membantu Anda membuat tanda dan beradaptasi.
- Jangan lupa untuk menyajikan ini kepada penerus Anda dan dorong dia untuk mengeksplorasi beberapa kemungkinan.
-
Jangan abaikan budaya kerja. Jika Anda memiliki kesempatan untuk menghabiskan waktu bersama orang yang akan membawa obor Anda, penting agar Anda tidak hanya fokus pada aspek teknis pekerjaan Anda. Setiap perusahaan adalah unik dan memiliki lingkungan dan budaya kerja yang unik yang dapat mengintimidasi atau membingungkan pendatang baru. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan bagaimana hal-hal bekerja di perusahaan Anda.- Berusahalah untuk menunjukkan kepadanya di sekitar kantor dan menyampaikannya kepada semua karyawan.
- Pastikan untuk mendefinisikan dengan jelas peran pendatang baru dan memperjelas tugas-tugas mantan karyawan.
- Jika pekerjaan yang dilakukan orang baru sedikit berbeda dari Anda atau prioritas dan tanggung jawabnya berbeda, pastikan karyawan lain tahu.
-
Berikan detail Anda. Jika Anda benar-benar ingin berbuat lebih banyak, berikan data kontak Anda kepada karyawan baru. Anda dapat memberi tahu dia bahwa dia memiliki kemungkinan untuk menghubungi Anda jika ada masalah besar atau jika dia perlu dibimbing. Tidak semua orang akan senang melakukannya, dan itu pasti akan tergantung pada hubungan Anda dengan mantan bos Anda.- Masalah seringkali dapat diselesaikan dengan email sederhana.
- Fakta bahwa Anda mengusulkan untuk membantu dengan baik setelah pergi akan meninggalkan kesan yang baik dan membantu meningkatkan reputasi Anda.